Основанием для предоставления ответов, справок (документов) является письменный запрос или запрос по электронной почте.
1. В запросе в обязательном порядке указываются:
- для граждан – фамилия, имя, отчество, почтовый адрес по прописке (полностью), контактный телефон, адрес электронный почты, цель получения справки;
- для юридических лиц – запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности за подписью должностного лица, печатью (при наличии), согласие субъекта персональных данных;
- интересующая тема:
- подтверждение образования (с указанием Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименованием учебного учреждения (точно как в дипломе), года окончания учебного учреждения, регистрационного номера диплома;
- подлинность диплома (с приложением копии диплома);
- трудовой стаж – с указанием учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем периоду);
- получение документа из личного дела о предыдущем образовании – в заявлении указывается Ф.И.О. (точно как в дипломе, при смене Ф.И.О. после окончания учебного учреждения прилагается документ подтверждающий данное событие), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из ВУЗа (с обязательным указанием об отчислении) и т.д.;
- форма получения информации (лично или по почте);
- дата заполнения, подпись.
2. К запросу должны быть приложены документы, связанные с темой запроса: копия трудовой книжки, диплома об образовании, свидетельства о браке и прочие документы. Наличие таких документов ускоряет процедуру архивного розыска.
Отсутствие обязательных документов, например свидетельства о смене фамилии/имени/отчества, является основанием для отказа в предоставлении архивной справки или возврата документа о предыдущем образовании.
3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных на раскрытие информации третьим лицам (или согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении сведений об образовании). Простое согласие субъекта на обработку его персональных данных, полученное проверяющей организацией, не дает права ОмГТУ раскрывать персональную информацию третьим лицам. Примерное согласие на получение персональных данных у третьих лиц.
4. Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив могут быть выданы заявителю:
- при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
- для третьих лиц – доверенности, оформленной в установленном порядке.
Не рассматриваются обращения, поступившие в письменном виде, с неполной информацией об отправителе или написанные неразборчиво, оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса).
Все запросы на подтверждение документов об образовании или выдаче архивных справок, о получении документов о предыдущем образовании направляются на адрес электронной почты info@omgtu.ru на имя и.о. ректора ОмГТУ или по почте.
Почтовый адрес: просп. Мира, 11, г. Омск, 644050
Информация о работе архива находится во вкладке Архив.
Срок исполнения запросов 30 дней со дня регистрации.
Архив ОмГТУ не выдает дубликаты документов об образовании и справки об обучении (выдаваемые взамен академических справок). Для восстановления утраченных документов и получения указанных справок необходимо обращаться в Сектор учета студентов.
