Сотрудник направляется в командировку по служебной записке, утверждённой руководителем подразделения и начальником ПФО, на основании которой отдел кадров составляет приказ.

Датой начала и окончания командировки считается дата, указанная в приказе на командировку и эта дата должна совпадать с датой указанной в документах, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Во время командировки

Все расходы, которые произвел сотрудник (студент) во время командировки, должны быть подтверждены оригиналами документов, Если расходы были оплачены безналичным расчетом, путем списания с банковской карты, то расходы подтверждаются оригиналом выписки, взятой из банка. Командированный сотрудник может осуществлять оплату расходов ТОЛЬКО СВОЕЙ БАНКОВСКОЙ КАРТОЙ, оплата другим лицом не допускается. Неподтвержденные расходы не возмещаются.

Документы, подтверждающие расходы на проезд

Авиаперелет подтвердят посадочный талон и багажная квитанция. При использовании электронных билетов их нужно распечатать (купон электронного проездного документа – для поезда, маршрутную квитанцию электронного билета – для самолета). Проезд до аэропорта (вокзала) и из аэропорта (вокзала) осуществляется ОБЩЕСТВЕННЫМ ТРАНСПОРТОМ, возмещается по билетам.

Документы, подтверждающие расходы на проживание

Документами, подтверждающими проживание в гостинице, являются документы, подтверждающие стоимость проживания (акт, справка подтверждающая проживание, счет, счет-фактура, чек, квитанции об оплате).

Дополнительные услуги НЕ ОПЛАЧИВАЮТСЯ (питание в гостинице, трансфер, выбор места в самолете).

Документы, подтверждающие цель командировки

Сохраняйте все документы, имеющие отношение к цели вашей поездки (например, если это конференция, спортивные мероприятие, практика, приглашение, договор, акт об оказании услуги).

По окончании командировки

В ТЕЧЕНИИ ТРЕХ ДНЕЙ по возвращении из командировки сотрудник заполняет авансовый отчет и прикладывает к нему все документы. Документы оформленные на иностранном языке, подлежат переводу. Авансовый отчет подписывается командированным сотрудником, руководителем подразделения и сдается сотруднику бухгалтерии.

Возмещение расходов производится путем перечисления денежных средств на банковскую карту сотрудника, остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу университета наличными денежными средствами.