Версия для печати

Основные направления работы

Основными направлениями работы отдела являются:

Прием, первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение входящих документов, ведение справочной работы по ним, в том числе работа с обращениям граждан и запросами на выдачу архивных справок, копий, выписок (из архива ОмГТУ и ОГИС).
Обработка, регистрация, учет и хранение исходящих документов ОмГТУ.
Обеспечение отправки исходящей документации, посылок и грузов посредством организаций почтовой связи или экспресс-доставки.
Обработка, регистрация, учет, хранение и рассылка внутренних документов ОмГТУ согласно номенклатуре дел отдела.
Разработка и актуализация локальных нормативных актов ОмГТУ по вопросам документоведения, делопроизводства и архивного дела, в том числе определяющие стандарты и процедуры работы в СЭД с документами.
Организация разработки и формирование сводной номенклатуры дел ОмГТУ.
Учет печатей и штампов ОмГТУ.
Проверка состояния делопроизводства и использования печатей и штампов в структурных подразделениях.
Отбор, учет и сохранность документов, образующихся в деятельности ОмГТУ, их архивное хранение.
Контроль за своевременностью принятия и выполнения сотрудниками ОмГТУ задач от ректора/проректора, поставленных по входящим, исходящим и внутренним документам в СЭД.
Проведение контроля состояния документов и дел в подразделениях, в том числе в СЭД.

Порядок предоставления официальных ответов на запросы гражданам, организациям архивных справок, копий, выписок из архива ОмГТУ (и ОГИС)

Основанием для предоставления ответов, справок (документов) является письменный запрос или запрос по электронной почте.

1. В запросе в обязательном порядке указываются:

для граждан – фамилия, имя, отчество, почтовый адрес по прописке (полностью), контактный телефон, адрес электронный почты, цель получения справки;
для юридических лиц – запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности за подписью должностного лица, печатью (при наличии), согласие субъекта персональных данных.
интересующая тема:
подтверждение образования (с указанием Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименованием учебного учреждения (точно как в дипломе), года окончания учебного учреждения, регистрационного номера диплома;
подлинность диплома (с приложением копии диплома);
трудовой стаж – с указанием учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем периоду);
получение документа из личного дела о предыдущем образовании – в заявлении указывается Ф.И.О. (точно как в дипломе, при смене Ф.И.О. после окончания учебного учреждения прилагается документ подтверждающий данное событие), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из ВУЗа (с обязательным указанием об отчислении) и т.д.;
форма получения информации (лично или по почте);
дата заполнения, подпись.

2. К запросу должны быть приложены документы, связанные с темой запроса: копия трудовой книжки, диплома об образовании, свидетельства о браке и прочие документы. Наличие таких документов ускоряет процедуру архивного розыска.

Отсутствие обязательных документов, например свидетельства о смене фамилии/имени/отчества, является основанием для отказа в предоставлении архивной справки или возврата документа о предыдущем образовании.

3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных на раскрытие информации третьим лицам (или согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении сведений об образовании). Простое согласие субъекта на обработку его персональных данных, полученное проверяющей организацией, не дает права ОмГТУ раскрывать персональную информацию третьим лицам. Примерное согласие на получение персональных данных у третьих лиц.

4. Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив могут быть выданы заявителю:

при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
для третьих лиц – доверенности, оформленной в установленном порядке.

Не рассматриваются обращения, поступившие в письменном виде, с неполной информацией об отправителе или написанные неразборчиво, оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса).

Все запросы на подтверждение документов об образовании или выдаче архивных справок, о получении документов о предыдущем образовании направляются на адрес электронной почты info@omgtu.ru на имя ректора ОмГТУ или по почте.

Почтовый адрес: просп. Мира, д. 11, г. Омск, 644050

Информация о работе архива находится во вкладке Архив.

Срок исполнения запросов 30 дней со дня регистрации.

Архив ОмГТУ не выдает дубликаты документов об образовании и справки об обучении (выдаваемые взамен академических справок). Для восстановления утраченных документов и получения указанных справок необходимо обращаться в Отдел документационного обеспечения студентов.

Порядок работы с обращениями граждан закрелен в ФЗ Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 04.08.2023) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"